Πολιτική Καταγγελιών

1. Σκοπός της Πολιτικής

Η BATIANIS COMPANY E.E. επιδιώκει να διατηρεί ένα επιχειρηματικό περιβάλλον που βασίζεται στη διαφάνεια, την ακεραιότητα, την υπευθυνότητα και τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία.

Η Πολιτική παρέχει ένα σαφές και εμπιστευτικό πλαίσιο μέσω του οποίου εργαζόμενοι, συνεργάτες, προμηθευτές και άλλα πρόσωπα μπορούν να αναφέρουν καλόπιστα παραβάσεις ή παρατυπίες χωρίς φόβο αντιποίνων.

Κάθε αναφορά εξετάζεται με δίκαιο, αμερόληπτο και εμπιστευτικό τρόπο, με σεβασμό στα δικαιώματα του αναφέροντος και των λοιπών εμπλεκομένων.

2. Ρυθμιστικό πλαίσιο

Η Πολιτική εφαρμόζεται σύμφωνα με το ισχύον εθνικό και ευρωπαϊκό ρυθμιστικό πλαίσιο για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις.

• Ν. 4990/2022, με τον οποίο ενσωματώθηκε στην ελληνική έννομη τάξη η Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937.
• Ν. 4808/2021, σχετικά με την προστασία των εργαζομένων από βία και παρενόχληση στον χώρο εργασίας.
• Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 (GDPR), σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

3. Ποιοι μπορούν να υποβάλουν αναφορά

Η Πολιτική καλύπτει πρόσωπα που συνεργάζονται ή συνδέονται με την εταιρεία και επιθυμούν να αναφέρουν καλόπιστα παραβάσεις ή παρατυπίες.

• εργαζομένους, ανεξάρτητα από τη μορφή ή τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης,
• εξωτερικούς συνεργάτες, προμηθευτές, υπεργολάβους και πρόσωπα που εργάζονται υπό την επίβλεψή τους,
• μέλη της Διοίκησης, μετόχους και νομικούς εκπροσώπους,
• πρώην εργαζομένους,
• υποψήφιους εργαζομένους για πληροφορίες που αποκτήθηκαν κατά τη διαδικασία πρόσληψης,
• εθελοντές και ασκούμενους.

Η προστασία μπορεί επίσης να καλύπτει πρόσωπα που συνδέονται με τον αναφέροντα και ενδέχεται να υποστούν αντίποινα λόγω της αναφοράς.

4. Τι μπορεί να αναφερθεί

Ως παράβαση νοείται κάθε πράξη ή παράλειψη που παραβιάζει τη νομοθεσία, τις πολιτικές ή τις αρχές δεοντολογίας της εταιρείας.

Ενδεικτικά μπορούν να αναφερθούν:

• απάτη, διαφθορά, δωροδοκία ή οικονομική κακοδιαχείριση,
• κατάχρηση εξουσίας, εκφοβισμός ή παρενόχληση,
• κλοπή, υπεξαίρεση ή κακοδιαχείριση περιουσιακών στοιχείων,
• παραβιάσεις προσωπικών δεδομένων ή εμπιστευτικότητας,
• παραβιάσεις κανόνων υγείας και ασφάλειας,
• παραπλανητική ή ανακριβής χρηματοοικονομική πληροφόρηση,
• παραβάσεις του Κώδικα Δεοντολογίας ή άλλων εσωτερικών πολιτικών,
• ενέργειες επιβλαβείς για το περιβάλλον ή το δημόσιο συμφέρον.

Οι αναφορές πρέπει να υποβάλλονται καλόπιστα, βάσει πραγματικών περιστατικών ή εύλογων υποψιών.

5. Προστασία από αντίποινα

Η BATIANIS COMPANY απαγορεύει αυστηρά κάθε μορφή αντιποίνων σε βάρος προσώπου που υπέβαλε αναφορά ή συνεργάστηκε στη διερεύνησή της.

Στα αντίποινα μπορεί να περιλαμβάνονται, ενδεικτικά, δυσμενής μεταχείριση, εκφοβισμός, αποκλεισμός από επαγγελματικές ευκαιρίες ή άλλες δυσμενείς ενέργειες.

Πρόσωπο που υποβάλλει καλόπιστη αναφορά προστατεύεται ανεξάρτητα από το αν η αναφορά αποδειχθεί τελικά βάσιμη.

6. Ανωνυμία και εχεμύθεια

Η εταιρεία προστατεύει την ταυτότητα και την εμπιστευτικότητα των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές.

Οι πληροφορίες που παρέχονται στο πλαίσιο της αναφοράς διαχειρίζονται αποκλειστικά από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.

Εφόσον ο αναφέρων επιλέξει να παραμείνει ανώνυμος, λαμβάνονται τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία της ταυτότητάς του.

Εάν γνωστοποιηθούν στοιχεία ταυτότητας, χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τους σκοπούς της διερεύνησης και παραμένουν εμπιστευτικά.

7. Διαδικασία διαχείρισης αναφοράς

Κάθε αναφορά αξιολογείται από τον αρμόδιο Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.).

Αρχικά εξετάζεται εάν η αναφορά εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής και εάν υπάρχουν επαρκή στοιχεία για περαιτέρω διερεύνηση.

Εφόσον απαιτείται, μπορεί να ζητηθούν πρόσθετες πληροφορίες και να πραγματοποιηθεί εσωτερική διερεύνηση από κατάλληλα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα ή εξωτερικό συνεργάτη.

Εάν διαπιστωθούν παραβάσεις, η εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα διορθωτικά ή πειθαρχικά μέτρα, ανάλογα με τη φύση και τη βαρύτητα της υπόθεσης.

8. Χρόνοι ανταπόκρισης

9. Προσωπική συνάντηση

Εφόσον το ζητήσει ο αναφέρων, μπορεί να πραγματοποιηθεί προσωπική συνάντηση με τα αρμόδια πρόσωπα της εταιρείας.

Πρακτικά ή ηχογράφηση της συνάντησης τηρούνται μόνο με τη ρητή συγκατάθεση του αναφέροντος και το περιεχόμενο διαχειρίζεται με απόλυτη εμπιστευτικότητα.

10. Εξωτερική αναφορά

Η χρήση της εσωτερικής διαδικασίας της εταιρείας δεν περιορίζει το δικαίωμα υποβολής αναφοράς μέσω εξωτερικών καναλιών.

Σύμφωνα με την Πολιτική, ο αναφέρων μπορεί να απευθυνθεί απευθείας στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας μέσω των επίσημων καναλιών της.

Η προηγούμενη χρήση του εσωτερικού καναλιού της BATIANIS COMPANY δεν αποτελεί προϋπόθεση για εξωτερική αναφορά.

11. Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών

Η εταιρεία ορίζει Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.), ο οποίος είναι αρμόδιος για την παραλαβή, καταγραφή και ασφαλή διαχείριση των αναφορών.

Ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει την αμεροληψία και την εμπιστευτικότητα της διαδικασίας, ενημερώνει τον αναφέροντα για την παραλαβή και την εξέλιξη της υπόθεσης και παρακολουθεί τις απαιτούμενες ενέργειες διερεύνησης.

Όταν απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις, μπορεί να ζητηθεί η συνδρομή κατάλληλου στελέχους, εξωτερικού συνεργάτη ή νομικού συμβούλου.

12. Προστασία προσωπικών δεδομένων

Η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της διαδικασίας αναφορών πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) και την Πολιτική Απορρήτου της εταιρείας.

Πληροφορίες που δεν σχετίζονται με τη διερεύνηση δεν συλλέγονται ή διαγράφονται εφόσον έχουν καταχωριστεί κατά λάθος.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων παρέχονται στην Πολιτική Απορρήτου.

13. Επανεξέταση της Πολιτικής

Η Πολιτική επανεξετάζεται τακτικά ώστε να παραμένει αποτελεσματική και σύμφωνη με το ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο.

Η επανεξέταση πραγματοποιείται τουλάχιστον μία φορά κάθε δύο έτη ή νωρίτερα όταν υπάρχουν σημαντικές νομοθετικές ή οργανωτικές αλλαγές.

Κάθε τροποποίηση εγκρίνεται από τη Διοίκηση της εταιρείας και γνωστοποιείται μέσω των προβλεπόμενων καναλιών επικοινωνίας.